11 Gute Gründe für die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen

Digitalisierte Abläufe, Methoden und Verfahren? Gespeicherte Intelligenz! Algorithmisch unterstützte Instandhaltungs-Prozesse? Der schnellste Weg zu mehr Agilität und unternehmerischer Freiheit! Konsistente End-to-end-Datenströme? Die nachhaltige Antwort im Ringen um Rechtssicherheit, Marge und Marktanteile!

Bauen Unternehmen mit relevanten Instandhaltungsaufwänden auf IT-basierte Prozesse, haben sie den wichtigsten Schritt bereits getan: Statt immer aufs Neue Rohdaten zu erheben, kognitiv zu verarbeiten und händisch zu dokumentieren, werden vorverarbeitete Informationen in Mikrosekunden in hochrentable Workflows umgesetzt.

Parameter und Ziele der Digitalisierung

  • Dringlichkeit der Aufträge
  • Verfügbarkeit der Ressourcen
  • Qualifikationen
  • Termingebundene Aufträge
  • Geografische Optimierung
  • Kombination paralleler Aufträge
  • Freigabemechanismen
  • Kundenzufriedenheit
  • Kosteneffizienz

1. Digitalisierungs-Potenzial?

Diese 5 Hinweise gibt der Instandhaltungs-Prozess

Egal ob einfache Routineaufgabe oder komplexe Instandsetzungstätigkeit: Fünf Prozess-Charakteristika deuten auf Digitalisierungspotenzial in der Instandhaltung hin.

1. Mittlere bis hohe Volumina wiederkehrender Arbeitsschritte
2. Abläufe lassen sich in klaren Regeln ausdrücken
3. Instandhaltungstätigkeit ist ein qualitäts- und zeitkritischer Faktor
4. Mehrere Projektbeteiligte
5. Mangelnde Transparenz im bisherigen Instandhaltungsgeschehen

2. Wo stehe ich?

Die externe Expertise klärt auf

Prozesse bilden das Rückgrat des operativen Geschäfts. Darf da ein Externer ´ran? Er sollte sogar, wenn man Effizienzgewinne als zentrales Anliegen von Digitalisierungslösungen auch in Instandhaltung und Betriebsführung begreift. Größter Vorteil der externen Expertise ist ihre Unabhängigkeit: Sie hat weder eine Vergangenheit noch eine Zukunft im Unternehmen und kann sich auf die Analyse der realen Verhältnisse konzentrieren. Dienstleister verfügen im Idealfall über jahrelange Erfahrung, haben Referenzprojekte erfolgreich realisiert, sind kommunikativ stark und greifen auf bewährte analytische Verfahren zurück. Als Best Practice im Segment Instandhaltung gilt der „Reifegrad Instandhaltungs-Check“

3. Praktisch überall

Der universale Wissenspool

Herr Schmidt im Urlaub. Frau Braunfeld mit Abwanderungsgedanken. Kollege Meyer als Hüter des Königswissens. Außerdem Social Distancing in Pandemie-Zeiten. Ist Unternehmens-Know-how personell konzentriert, wächst das unternehmerische Risiko immens. Hier setzt der zentrale Baustein jeder Digitalisierungsstrategie an: ein universaler Wissenspool, auf den jeder immer und überall zugreifen kann. Die daraus resultierenden, teils standardisierten Workflows basieren im Gesamten auf an zentraler Stelle im IT-System hinterlegten Informationen und einheitlichen Regeln. Schon die schlichte digitale Checkliste für den Servicetechniker vor Ort ist gespeicherte Intelligenz und macht Unternehmen in jeder Phase von Instandhaltung und Betriebsführung produktiver, unabhängiger und flexibler.

4. Gold wert

Planungstools statt Bauchgefühl

Wer für die Instandhaltungs- und Betriebsführungsprozesse im operativen Geschäft verantwortlich ist, benötigt für valide unternehmerische Entscheidungen valide Informationen. Bestenfalls in Echtzeit. Das ist weder erfahrungsbasiert, auf Zuruf noch per Excel-Liste realistisch darstellbar. Wer allerdings im digitalen System auf automatisch erstellte Dashboards mit grafisch aufbereiteten Stamm- und Prozessdaten zugreifen kann, hat Kalender, Kopf und damit Kapazitäten frei für kreative und sachlich fundierte Lösungen. Die lassen sich dann auch ohne Weiteres Dritten gegenüber verargumentieren.

Fünf Schritte zur Entwicklung der Digitalisierungsstrategie

  • Prozesse aufnehmen
  • Problemstellen ermitteln
  • Ziele definieren
  • Vorhandene Daten analysieren
  • Lösungen prototypisch umsetzen und evaluieren

5. Was muss ich anpassen?

Prozess oder Software?

Das Digitalisierungsoptimum? Das kommt ganz auf die Instandhaltungsprozesse an. Wichtig ist zunächst nur, dass die zu Grunde liegende Softwarelösung sich den tatsächlichen Bedürfnissen voll und ganz anpassen lässt. Alles andere – sperrige Standardtools, deren Nutzung aufgrund ihrer Unbeweglichkeit eine teils radikale Modifikation der realen Prozesse erfordert – stößt im Regelfall auf null Akzeptanz. Die Kosten-Nutzen-Abwägung gerät über kurz oder lang in Schieflage.

6. Fest im Blick

Einfach zu mehr Wertschöpfung

Es gibt Tätigkeiten und Ressourcen in Instandhaltung und Betriebsführung, die beides sind: nicht wertschöpfend aber durchaus notwendig. Dann wiederum gibt es Tätigkeiten und Ressourcen, die nicht wertschöpfend und darüber hinaus auch nicht notwendig sind. Das sind echte Effizienzkiller, denen man mit smarten IT-Lösungen und ihren hinterlegten Algorithmen (eindeutige Handlungsvorschriften zur Lösung eines Problems oder einer Klasse von Problemen) wirkungsvoll begegnen kann. Wer nicht Notwendiges wie Ballast über Bord wirft, hat den ersten Schritt zu mehr Effizienz bereits getan. Noch effektiver, dynamischer und flexibler wird die Instandhaltung mit der softwaregestützten Gewichtung und sinnvollen Priorisierung der verbliebenen, notwendigen Aufgaben (Taskranking).

7. Wir können auch anders

Automatismen als Job enrichment

Spezialisten-Software unterstützt die fehlerfreie Wiederholung dedizierter Instandhaltungsprozesse vor Ort ebenso wie Einsatzplanung, Arbeitsvorbereitung oder Lagerwirtschaft. Wer hoch qualifizierte Service-Techniker mit digitalisierten Automatismen von banalen Routineaufgaben wie dem händischen Erstellen von Schichtbüchern, der peinlichen Ordnersuche bei externen Audits oder der Eingabe von Werten aus Papier-Checklisten ins IT-System erlöst, profitiert: Endlich lassen sich individuelle Kompetenzen und Kapazitäten der Mitarbeiter zielgenau fördern und erschließen –das gilt auch für ganz neue Aufgaben. Das IT-System als digitaler Erfüllungsgehilfe kann so als Job enrichment verstanden werden, eine qualitative Bereicherung der täglichen Arbeit.

8. Thema Planungssicherheit

Endlich griffige Prozesse

Eine auf Anhieb fehlerfreie und zügig agierende Instandhaltung. Erhebliche Zeitersparnis bei Einsatzplanung und -steuerung. Optimierte Touren bei weit verteilten Infrastrukturen – effektive Rundgänge ohne Leerlauf auf dem Fabrikgelände. Radikal verkürzte Fakturazyklen. Weit geringere Ausgaben für Betriebsmittel, Ersatzteile und Lagerunterhaltung. Ökologisch und sozial wertigeres Wirtschaften. Rechtssichere Dokumentation. Das geht nur digital und baut damit auf smarte IT-Lösungen auf. Das ist die eine Seite der neuen Instandhaltung. Transparenz als Voraussetzung für Analyse und Verbesserung ist mindestens ebenso wichtig. Denn wenn Prozesse digital unterstützt ablaufen, lässt sich nachvollziehen und antizipieren, wann welche Aufgaben in der Instandhaltung anfallen oder Probleme und Engpässe auftreten.

9. Industrieerprobt

Digitale Inventur als Startschuss

Damit aus Informationen selbstständige Prozesse werden, muss Digitalisierung auf einer einmaligen Standardisierung aufsetzen. Dafür braucht man Daten – die initiale Aufnahme und Eingabe qualitativ gutklassiger Stamm- und Prozessdaten ins IT-System gilt als Grundvoraussetzung für jede Facette smarter Instandhaltung. Sollten zu Maschinen und Anlagen, Betriebsmitteln, personellen Ressourcen und Prozessen unzureichende Informationen digital vorliegen, empfiehlt sich gleich eine digitale Inventur. Denn die bietet eine gute Basis für einen schnell produktiven Neuanfang.

10. Anwenderfreundlich funktioniert besser

Agil zum Ziel

Der Wechsel von der händisch organisierten Instandhaltung zu intelligenten Workflows in definierten Teilbereichen – geschraubt werden muss nämlich immer noch – erfolgt in der Regel nicht per Big Bang. Taktisch ausgewählte Pilotprojekte und agile Methoden lassen Handlungsspielraum für Anpassung und Akzeptanz. Grundlage für schnelle Erfolge: akribische Prozessanalyse, geeignete Software, adäquate IT-Infrastruktur, erreichbare Kurzfristziele, motivierte Mitarbeiter. Empirische Erhebungen der GreenGate AG haben belegt, dass speziell die agile Methodik nicht nur beim Feuerwehr-Einsatz greift, sondern perspektivisch das dominante Verfahren zur Einführung neuer IT ist.

11. Schnittstellen

Schnelle Integration in die IT-Landschaft

Das ist die Neuzeit: Nie war es einfacher, eine Spezialistensoftware wie GS-Service in existente IT-Landschaften einzupassen. Das System bietet als zentrale Instandhaltungsplattform und Informationsquelle für andere Anwendungen (ERP, MES, GIS, DMS, PLS etc.) eine Vielzahl uni- und bidirektionaler Schnittstellen, um benötigte Informationen integriert zur Verfügung zu stellen. Die Schnittstellen und APIs sind, je nach Einsatzzweck, unter Verwendung unterschiedlicher Technologien implementiert. Alle Schnittstellen verfügen über eine Überwachung, die der System-Administrator über den GS-LogViewer analysieren kann

Autor des Artikels:

Ulrich Kläsner ist Chefredakteur und Leiter der hauseigenen Agentur Mediabridges.

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