Blueprint Führerscheinkontrolle
Unterschätzter Baustein für das Fuhrparkmanagement: Führerscheine kontrollieren
Führerscheinkontrolle mit GS-Works
Blueprint* – Best Practice
Unternehmen, die Dienst- oder Poolfahrzeuge bereitstellen, tragen eine klare Verantwortung: Sie müssen regelmäßig prüfen, ob ihre Beschäftigten im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Diese Pflicht ergibt sich aus § 21 Abs. 1 Nr. 2 Straßenverkehrsgesetz (StVG). Der Arbeitgeber gilt in der Regel als Fahrzeughalter und macht sich strafbar, wenn er zulässt, dass Mitarbeitende ohne gültigen Führerschein ein Firmenfahrzeug führen. Eine einmalige Kontrolle genügt dabei nicht; entscheidend ist die wiederkehrende Überprüfung.
GreenGate hält für Planung, Durchführung und Dokumentation der Führerscheinkontrolle eine Standardlösung in GS-Works vor. Die Mobil-App von GreenGate ist integraler Bestandteil der Software-Suite GS-Service und läuft auf beliebigen Endgeräten (Tablet/Smartphone).
*Blueprints von GreenGate sind Standardbaupläne für die Bewältigung praktischer Herausforderungen in Instandhaltung und Betriebsführung mithilfe von GS-Service. GS-Service ist die Softwaresuite der GreenGate AG mit Anwendungen für Desktop-PC und mobile Clients (Tablet, Smartphone). Blueprints von GreenGate sind praxiserprobte Konzepte, aber keine schlüsselfertigen Fachschalen. Erforderlich sind bei Umsetzung in Kundensystemen i. d. R. noch individuelle Anpassungen, deren Umfang sich an der existenten Systemumgebung orientiert.
Auf einen Blick
Die Führerscheinkontrolle im Unternehmen dient der rechtlichen Absicherung und dem Risikomanagement im Fuhrpark. Sie soll verhindern, dass Fahrzeuge an Personen überlassen werden, die nicht fahrberechtigt sind. Eine Kontrolle ist daher Pflicht bei der Nutzung von Firmen- und Poolfahrzeugen, nicht jedoch bei rein privaten Pkw. Gesetzlich ist kein konkreter Prüfintervall vorgegeben, doch hat sich in der Praxis ein Turnus von halbjährlichen Kontrollen bewährt. Bei Poolfahrzeugen empfiehlt sich eine Kontrolle vor jeder Fahrt. Neben der reinen Überprüfung muss auch die Dokumentation revisionssicher erfolgen – unter Einhaltung der Datenschutzvorgaben gemäß BDSG und DSGVO.
Bei der Führerscheinkontrolle müssen Arbeitgeber auf mehrere Punkte besonders achten, um die Gültigkeit und Echtheit des Führerscheins zweifelsfrei festzustellen. Zunächst ist sicherzustellen, dass die Kontrolle durch den Fahrzeughalter beziehungsweise den Arbeitgeber selbst erfolgt und dabei ausschließlich das Originaldokument geprüft wird – Kopien sind nicht zulässig. Anschließend sollte das Dokument sorgfältig auf typische Sicherheitsmerkmale überprüft werden. Dazu gehören Wasserzeichen, glatte Kanten und ein einheitliches Schriftbild ohne Auffälligkeiten. Auch Schrift und Strukturen müssen beim Darüberstreichen mit dem Finger fühlbar sein.
Darüber hinaus ist zu prüfen, ob der Führerschein in Deutschland gültig oder gegebenenfalls ordnungsgemäß umgeschrieben wurde. Ebenso wichtig ist der Abgleich zwischen der vorhandenen Führerscheinklasse und dem zugeteilten Dienstfahrzeug. Arbeitgeber sollten außerdem darauf achten, ob für den jeweiligen Fahrer individuelle Beschränkungen durch die Führerscheinbehörde bestehen – etwa eine Fahrerlaubnis nur für Fahrzeuge mit Automatikgetriebe.
Die Führerscheinkontrolle darf nur von hierzu berechtigten Personen durchgeführt werden und muss stets schriftlich dokumentiert werden. Dabei sind das genaue Datum der Kontrolle sowie die Unterschrift des Fahrzeugnutzers zu erfassen. Die Unterlagen sollten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, um im Bedarfsfall einen lückenlosen Nachweis erbringen zu können. Für eine einfache und rechtssichere Dokumentation bieten sich standardisierte Musterformulare an.
Verwendete Software/Hardware
- GS-Works – Mobil-App für die tägliche Instandhaltungstätigkeit im Feld*
- Smartphone oder Tablet – idealerweise inkl. Stift (außer iPhone); bei Android funktioniert der Stift bei Handy und Tablet; bei Apple nur mit dem Tablet
* GS-Works ist ein mobiler Online-Client für die tägliche Arbeit im Feld. Die Mobil-App von GreenGate ist integraler Bestandteil der Software-Suite GS-Service und läuft auf beliebigen Endgeräten (Tablet/Smartphone).
- GS-Works führt die Mitarbeitenden zur Aufgabe.
- GS-Works hilft bei der Bearbeitung mit Checklisten, Informationen und Hinweisen.
- GS-Works dokumentiert alle Arbeitsschritte transparent direkt im System.
GS-Works ist als Browser-App implementiert und kann bspw. über Google Chrome, Apple Safari, Firefox oder MS Edge aufgerufen und verwendet werden. Darüber hinaus lässt sich die GS-Works über den Apple App Store oder den Google Play Store installieren oder über ein MDM (Mobile Device Management) verteilen.
Strukturiert und stressfrei die Führerscheine kontrollieren mit GS-Works
„Ich selbst führe die Führerscheinkontrolle bei GreenGate durch. Früher war das eine zeitaufwändige Routineaufgabe. Mit der digitalen Führerscheinkontrolle in GS-Works läuft es um einiges strukturierter und stressfreier. Vorteil gegenüber der Überprüfung mit Klemmbrett und Papier ist zunächst: Das manuelle Übertragen ins GS-System fällt weg, ebenso das dauernde Blättern bei drei Seiten Vorlage.
Zwei Tipps noch. Erstens: Wegen der unterschiedlichen Anwesenheitszeiten von mir als Prüferin und meiner Kolleginnen und Kollegen dauert es in der Regel mehrere Wochen, bis ich alle Führscheine kontrolliert habe. Daraus ergibt sich, dass das genaue Prüfdatum immer unterschiedlich ist. Da ich bei der manuellen Rückmeldung nicht jedes Datum einzeln anpassen möchte, nehme ich als Prüfdatum das letzte erfasste Datum.
Zweitens: Ein weiterer Vorteil bei unseren 50 Mitarbeitenden ist das Suchen und Filtern nach den noch nicht geprüften Führerscheinen. Ansonsten würde man schnell den Überblick verlieren und Fristen gerieten aus dem Blick.“
Anne Bröhl, Teamleiterin Projektierung, GreenGate AG
Führerscheinkontrolle mit GS-Works: So geht´s
Die Führerscheinkontrolle mit GS-Works erfordert im ersten Schritt einfache Konfigurationstätigkeiten im GS-Manager (Eigenschaften im Personal-Objekt / Tätigkeitsdefinition mit Ergebnissen); ebenfalls notwendig ist das Zusammenstellen der Aufgabe. Die Zusammenstellung der Aufgabe kann über verschiedene Verfahren (Aufgabendefinition / Objektlisten / Referenzen) erfolgen. Der GS-Manager ist die Kernapplikation und Desktop-Anwendung in der Softwaresuite GS-Service. Aus dem GS-Manager werden die Aufgaben zur Führerscheinkontrolle auf das mobile Endgerät gespielt und mit der Mobil-App GS-Works bearbeitet. Die Synchronisation der Eingaben in GS-Works mit der Desktop-Anwendung GS-Manager erfolgt während der Führerscheinkontrolle automatisch.
Vorbereitung der Aufgabe in GS-Manager
Im GS-Manager müssen Personalobjekt und Tätigkeitsdefinition einmalig konfiguriert werden. Danach wird die Aufgabe aus den verschiedenen Tätigkeiten zusammengestellt. Anschließend wird die Aufgabe einem mobilen Gerät zugewiesen.
Durchführung der Aufgabe mit GS-Works
Durch Filterung oder Suche wählt man die Aufgabe aus und lässt sie sich anzeigen. Das Öffnen der Aufgabe zeigt die Einzelheiten: Hier beschreiben verschiedene Tätigkeiten die Aufgabe, die man abarbeiten muss, um die Aufgabe zu erledigen. Die Ergebnisse werden in der Aufgabe erfasst.
(1) Unterschrift des Führerscheininhabers
(2) Unterschrift des Prüfers
(3) Einschränkung Fahrberechtigung – hier geht es nur um die PKW-Fahrerlaubnis.
Man kann man zwischen
- Keine Einschränkung
- nur Automatik
- keine Fahrerlaubnis
auswählen. Die Information kann vom Führerschein abgelesen werden. Hinweise dazu sind im Bemerkungsfeld (5) hinterlegt.
(4) Ablaufdatum des Führerscheines; Wert ist vorbelegt und muss überprüft und ggf. angepasst werden
Die Werte (3) und (4) werden auf die Personaleigenschaften übertragen.
Aufgabe erledigt
Wenn die Führerscheine aller Mitarbeitenden kontrolliert wurden, wird die Aufgabe abgeschlossen. Im GS-Manager wird beim Personalobjekt jede durchgeführte Führerscheinkontrolle mit der Tätigkeit dokumentiert. Die Ergebnisse der letzten Kontrolle sind zudem direkt am Personalobjekt sichtbar. Hier sind ggf. Mandaten für den Datenschutz notwendig.
Ihre Vorteile im Überblick
- Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prüfprozesse
- automatische Benachrichtigung der Geschäftsleitung bei fehlender Fahrerlaubnis möglich
- Rechts- und Datensicherheit gemäß StVG (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 Straßenverkehrsgesetz), BDSG (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz) und DSGVO (Art. 32 Datenschutz-Grundverordnung)
- Manipulationssichere Dokumentation aller Kontrollen und Ergebnisse
- Automatische Kennzeichnung anstehender Prüftermine
- Echtzeit-Übersicht über den Kontrollstatus aller Fahrerinnen und Fahrer
- Reduzierung administrativer Aufwände für Fuhrpark-verantwortliche
- Minimierung von Haftungsrisiken für Arbeitgeber und Fahrzeughalter
- Transparenz und Nachweisbarkeit im gesamten Kontrollprozess
- Höhere Mitarbeitenden-Zufriedenheit durch einfache und flexible Abläufe
- Schnelle Reaktionsmöglichkeiten bei ungültigen oder fehlenden Führerscheinen
Sprechen Sie mit unserer langjährigen Expertin
Profitieren Sie von der Erfahrung Anne Bröhls, die die Führerscheinkontrolle unserer Mitarbeitenden seit etlichen Jahren auf diese Weise durchführt. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
Ansprechpartnerin GreenGate AG
Anne Bröhl
Teamleitung Projektierung
a.broehl@greengate.de
02243 – 92307-13