• Beim händischen Übertragen der Informationen von Zetteln auf PC wurden teils Daten nicht vollständig übertragen
• Bei Rückmeldungen aus dem Feld führte es zu langen Latenzzeiten
• Die Einhaltung rechtlicher Vorschriften war kompliziert, risikobehaftet und aufwendig 
• Wartungsprotokolle wurden verlegt oder gingen verloren, wodurch der Nachweispflicht nicht nachgekommen werden konnte
• Die personenübergreifende Nachvollziehbarkeit wurde erschwert
• Auswertungen mussten aufwendig erstellt werden
• Daten wurden mehrfach abgelegt, da es keine einheitliche Ordnung gab
• Keine einheitliche, intuitiv nutzbare Übersicht zu Stammdaten oder wichtigen Informationen

Mobile Auftragsbearbeitung

Seit NWS die mobilen Lösungen der Instandhaltungs- und Betriebsführungssoftware GS-Service bei den Stadtwerken etabliert hat, hat sich dieses Prozedere grundlegend geändert: Aus mehreren Arbeitsschritten wurde ein einziger, weil die Mitarbeiter alle Bearbeitungsschritte und Ergebnisse gleich im Feldeinsatz im Tablet oder Smartphone dokumentieren. Die Daten werden auf Wunsch sofort oder bei Offline-Arbeiten später am Arbeitsplatz bzw. in konfigurierbaren Abständen mit dem Server synchronisiert. „Die mobile Aufgabenbearbeitung ist nun mal ein ganz großes Thema und bedeutet eine enorme Zeitersparnis“, sagt Dario Spampinato. Die neue Effizienz beginnt mit der Kartenintegration für leichte Orientierung und der Darstellung der Aufgaben in der Umgebung und ihres Status. Betriebsmittelauskunft, Aufgabenbearbeitung mit strukturierten Checklisten, Zeiterfassung und Auswertungserstellung – alles ist in GS-Service möglich. Aber auch machbar?

Den Realitäten ins Auge blicken

„Ja, das ist machbar. Wir vermitteln es so, dass es jeder versteht, und richten die Lösung so ein, dass sie den Realitäten entspricht. Dafür sind wir auch schon rausgefahren beispielsweise zur Trafo-Inspektion, um das digitale Back-up der Monteure in GS-Service zu optimieren. Die Kernfrage lautete: Wie arbeitet der Kollege wirklich?“ Ein solches Vorgehen wird in der Arbeitsprozessforschung als NAK-Analyse (Nutzer-Aufgaben-Kontext-Analyse) bezeichnet und soll die Nutzerorientierung eines Produktes, kurz Usability, optimieren. Dabei geht es um das Ausmaß, in dem das Produkt oder die IT-Lösung den Nutzer bei seinen Aufgaben in der konkreten Kontextsituation unterstützt. Je mehr und je einfacher sie das tut, umso ausgeprägter ist die Akzeptanz bei den Anwendern. Dario Spampinato weiß das, weil er das Gegenteil kennt: „Früher war es im Regelfall so, dass die Software-Nutzung top down, also von oben angeordnet wurde, die Monteure aber nicht den Sinn gesehen haben. Wenn wir den Kollegen heute ein Tablet in die Hand drücken und ihnen zeigen, wie einfach man gezielt auf Infos zugreifen, Anlagen verwalten und Aufgaben dokumentieren kann, kommt die Reaktion: Oh, ich brauche es vielleicht doch.“

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Praktischer Alltag

Werktäglich versammeln sich Teamleiter/Meister und Monteure der Stadtwerke morgens in Werkstatt oder Büro zur Teambesprechung. Dann nehmen sie wie selbstverständlich ihre Tablets/ Notebooks mit ihren Aufträgen und los geht die GS-Service-gestützte Instandhaltung. Dario Spampinato erörtert das Funktionsprinzip im Hintergrund: „GS-Service führt die Stammdaten von Anlagen, Messgeräten, Fahrzeugen und Betriebsmitteln. Diesen Objekten ordnen wir ihre Wartungsbedarfe zu und automatisieren die Zyklen. Die so erzeugten Aufgaben können über das integrierte Modul disponiert und auf mobile Geräte übertragen werden. Zur Arbeitsvorbereitung können auch Ressourcen und Material zugeordnet werden. Die Rückmeldung wiederum wird über den Datenabgleich im System abgelegt, erkannte Schäden können dabei dokumentiert und weiterverarbeitet werden.“ Als weitere hilfreiche Funktion hat er Management, Dokumentation und Nachhaltung der Arbeitssicherheitsunterweisungen ausgemacht, „so lassen sich alle gesetzlichen Vorgaben wie das Handling von Gefahrstoffen erfüllen, man verliert den Überblick nicht und kann die Arbeiten so effizient wie möglich ausführen.“

Hier den vollständigen Anwenderbericht von NetzWerkStadt lesen.