Referenzkunde | Praxisbericht

Zweckverband Wasser & Abwasser Vogtland nutzt GS-Service als technisches Management-System

Referenzkunde | Zweckverband Wasser und Abwasser Vogtland

Alles ist möglich, alles ist machbar

Wasserwirtschaft und Vogtland haben einen gemeinsamen Nenner: den Zweckverband Wasser und Abwasser Vogtland (ZWAV). Der ZWAV, ein Zusammenschluss von 37 Städten und Gemeinden, kümmert sich im Vogtland um eine reibungslose Wasserver- und Abwasserentsorgung. Darüber hinaus erbringt der ZWAV Dienstleistungen im Hausanschlussbereich sowie Beratungs- und Abrechnungsleistungen. In einem der 48 vogtländischen Wasserwerke wird das köstliche Nass zu Trinkwasser veredelt – rund 30.000 m³ bestes Trinkwasser täglich. Nach der Aufbereitung gelangt es über 133 Trinkwasserbehälter bzw. 64 Trinkwasserpumpstationen naturfrisch und in gleichbleibend guter Qualität zu 236.000 Menschen nach Hause. Das Trinkwasserleitungsnetz – angeschlossen sind 63.000 Trinkwasser-Hausanschlüsse – umfasst 63.000 Trinkwasser-Hausanschlüsse – umfasst 2.350 km. Das anfallende Abwasser wird in 88 zentralen Kläranlagen gereinigt; angegliedert sind der Sparte Abwasser neben dem Kanalnetz 150 Pumpstationen sowie 140 Regenrückhalte-Überlaufbecken. Die erfolgreiche Arbeit des ZWAV hatte in den vergangenen Jahren zur Folge, dass sich die Wasserqualität einer Vielzahl vogtländischer Flüsse, Seen und Talsperren um 1-2 Stufen verbessert hat.

Die Eckdaten des Praxisberichts: GS-Service im Einsatz bei Zweckverband Wasser und Abwasser Vogtland:

Branche: Wasserwirtschaft

Eingesetzte Software:

GS-Service – GS-Manager, GS-Touch, GS-Web

Unterstützte Prozesse:

Konsistente Verwaltung und Dokumentation von
Objekten, Betriebsmitteln und Prozessen
Effektive und effiziente Information, Koordination und Anleitung aller Technikteams (intern/
extern) im Versorgungsgebiet
Informationen zu Personal und Dienstleistern jederzeit aktuell verfügbar
Interaktiver Datenaustausch zwischen GIS, ERP, dem Zeiterfassungs-System und GS-Service als Instandhaltungs- und Betriebsführungssystem
GS-Service verzeichnet alle technischen Anlagen im Verbandsgebiet in einer an Funktionen angelehnten Struktur und unterstützt Mitarbeitende in Büro, Werkstatt und im Feld
Gefahrstoffkataster mit Einstufung und Kennzeichnung analog zum GHS

Herausforderung:

Schaffung interaktive Wissensplattform für das Technische Management
Digitales Management von technischen Anlagen, Betriebsmitteln und Fachkräften
Planung, Steuerung und Analyse der Instandhaltungstätigkeiten
Rechtssichere Dokumentation
Fundierte Unterstützung durch Anleitung und Information von Instandhaltungstätigkeiten vor Ort
Effektive Organisation von externen Dienstleistern

Vorgehensweise:

Übernahme Altdaten aus Access Datenbank, Excel-Listen und Aktenordnern; Aufnahme und Anlegen von Instandhaltungsprozessen, Anlagen, Betriebsmitteln und Personal in GS-Service nach funktioneller Struktur; permanente Inventarisierung und Aktualisierung von technischen Anlagen, Betriebsmitteln, Prozessen und personellen Ressourcen (intern/extern); Integration/Kopplung GS-Service mit dem GIS, ERP und dem System für Zeiterfassung.

Ergebnis:

Der Zweckverband Wasser und Abwasser Vogtland plant, steuert, dokumentiert und analysiert Instandhaltungstätigkeiten rund um die Versorgung mit Trinkwasser und die Entsorgung von Abwasser seit 2016 mit GS-Service. Als Technisches Management-System im Einsatz, tauscht GS-Service automatisch Daten mit dem ERP, GIS und dem System für Zeiterfassung aus.

Baulich und digital: resiliente Infrastrukturen

Wer wie der ZWAV seit Jahren und Jahrzehnten die ständige Verfügbarkeit von Wasser in hoher Qualität verantwortet, muss seine kritische Infrastruktur – alle Ver- und Entsorgungseinrichtungen – ständig prüfen und überwachen, warten, reparieren und instandsetzen. Geht es nach der „Roadmap Wasserwirtschaft 2030“ von DVGW und DWA, ist dafür ein digitales Backup wie die beim ZWAV seit 2016 eingesetzte Instandhaltungs- und Betriebsführungs-Software GS-Service unerlässlich. Das betrifft nicht nur Resilienzgesichtspunkte: „Wir schaffen vieles mit diesem System“, sagt Ronny Ficker aus der Stabsstelle Instandhaltung, „wir schaffen Ordnung und Transparenz im laufenden Betrieb, wir erhöhen die Verfügbarkeit und Konsistenz unserer Daten.“ Grundvoraussetzung, um mit GS-Service die ZWAV-Assets, die Betriebsmittel und täglichen Betriebsprozesse von Störungsmanagement über
Instandhaltung bis Einbindung externer Ressourcen effektiv planen, steuern und dokumentieren zu können: Die Stammdaten der technischen Anlagen müssen in der GS-Datenbank hinterlegt sein. „Bei den Kanalnetzen sind wir bei 80 % Erfassung angelangt, bei allen anderen Anlagen sehe ich uns bei 100 %“, erörtert Key User Ronny Ficker. In GS-Service ist demzufolge alles drin: Der ZWAV baute den digitalen Schatten von Kläranlagen, Wasserwerken, Pumpwerken, Hochbehältern, Mess- und Regelbauwerken, die Quellen, Regenrückhaltebecken, Mischwasserrückhalte, Fernleitungen, das Trinkwassernetz, die Trinkwasserförderung, Wehranlagen und die zentralen Anlagen auf – bis hinunter auf Geräte- und Komponentenebene mit beispielsweise Hydranten, Luftventilen im Netz, Armaturen, Trafostationen oder Schaltschränken.
„Wir denken in Funktionen, nach dieser funktionellen Struktur sind auch die Assets im GS hinter legt – wir hatten in der früher genutzten Access Datenbank die gleiche Struktur.“ Heute sind jedem Objekt alle Basisinformationen zugeordnet: wie Dokumentation, technische Zeichnungen, Lebenslaufakten und Prüfberichte, Materialzertifikate, Handbücher, die Historie bei gebrauchten Maschinen, Sicherheitshinweise, Anlagenbeschreibungen und Ersatzteilstücklisten. „Alles, was eine Anlage betrifft, wird im System angelegt, verwaltet und aktualisiert.“ Das bedeutet, dass derZustand des Anlagenbestandes bei Berechtigung transparent für alle einsehbar ist. Mehr noch: GS Service steuert prozessorientiert die notwendigen Maßnahmen aller internen und externen Fachkräfte, die für Betrieb und Unterhalt der vielen Tausend technischen Anlagen, Geräte und Komponenten im Verbandsgebiet notwendig sind. Dafür existieren Auftragsbögen, spezifische Checklisten und Arbeitshinweise, Terminerinnerungen und der Betriebskalender, weiterhin eine Qualifikationsmatrix zum Personal oder das neue Gefahrstoffkataster. Gebucht werden übers System, direkt auf dem Auftragsbogen, auch die Arbeitsstunden.

Städte & Gemeinden

m3 Trinkwasser

Wasserwerke

Integrierter Einsatz: Lösungen für Büro und Feld

Was kann GS-Service von GreenGate? Als dem ERP nachgeordnetes System integriert GS-Service Planungs-, Dokumentations- und Überwachungsfunktionen und betriebswirtschaftliche Anwendungen zu einem Informations- und Managementsystem. Die objektorientierte Software – als skalierbare Client-/Server-Lösung konzipiert – baut auf einer Standardtechnologie auf und arbeitet unter aktuellen Microsoft Betriebssystemen. Durch die offene Systemarchitektur lässt sich GS-Service an andere Systeme (ERP, GIS, DMS, PLM, CRM, PLS, SPS) ankoppeln. Hand feste Vorteile erschließt der ZWAV primär durch die Kopplung von GS-Service zu GIS und ERP. „Bei der Nutzung von GS-Service selbst fahren wir zweigleisig“, erläutert Ronny Ficker, denn die Lösung für Instandhaltung und Betriebsführung wird bei ZWAV einerseits im Büro genutzt. Andererseits erleichtern die mobilen Anwendungen GS-Web und GS-Touch die Vor-Ort-Einsätze der Wartungs- und Instandhaltungsteams. „Wer viel mit dem System arbeitet, nutzt bei uns den GS-Manager. GS-Web wird vor allem von denen genutzt, die vor Ort Auskünfte brauchen, eine Aufgabenliste abarbeiten und im Auftragsbogen auch ihre Zeitbuchung vornehmen.“ Für die Arbeit im Feld hat der ZWAV 80 Tablets im Bestand, auf denen interne 2er-Teams und externe Dienstleister primär GS-Touch (App für Auftragsbearbeitung im Fieldmanagement) nutzen.

Agilität bevorzugt: Praktisch überall

Das deckt sich mit Ronny Fickers Erfahrungen: „Wir starten IT-Projekte bewusst einfach. Wir schauen erst einmal, dass wir mit dem System ins Arbeiten kommen und bauen es dann ständig aus. In GS-Service fingen wir damals mit einfachen, zyklisch wiederkehren den Aufgaben wie zum Beispiel der wöchentlichen Kontrolle der Wasserwerke oder der monatlichen Kontrolle der Hochbehälter an.“ Das agile Moment behält er sich heute noch bei: „Wir brauchen kurze, pragmatische Lösungen, die funktionieren, keine Riesen-IT-Projekte mit 1.000 Vorgesprächen. Deswegen arbeiten wir gern mit GreenGate: kurz abstimmen, etwas testen, bauen, machen, nutzen. Werden wir betriebsblind, sprechen sie es an.“ Ähnlich pragmatisch läuft es inhouse: Aufgaben ins System schreiben dürfen die zehn Meister beim ZWAV – „wobei größere Anlagen meist über mich gehen, weil wir das GIS-System im Hintergrund eingebunden haben. Idealerweise entsteht das digitale Abbild einer neuen Anlage erst einmal im GIS. Das GS holt sich die neue Anlage automatisch im GIS ab und legt sie an. Erst danach kommen die Meister und erstellen einzelne Objekte oder Aufgaben.“

„Man benötigt bei GS-Web nur eine Einweisung. Im Prinzip ist es radikal einfach gedacht. GS-Web ist eine reine Deployment-Anwendung, bei der die Servicetechnik außer mit der intuitiv bedienbaren Oberfläche mit rein gar nichts zu tun hat. Warum auch? Wir wollen nur einen einfachen Einstieg und die Nutzung der Anwendung.“

Frank Lagemann, Vorstand GreenGate AG

Das GS-System werde im laufenden Betrieb ausgebaut: „Bei regelmäßigen Besprechungen bringen die Kolleginnen und Kollegen Ideen mit. Dann schauen wir, woher wir die notwendigen Daten bekommen, wie wir es umsetzen können.

Dann starten wir einen Testballon in einem Meisterbereich, prüfen es drei Wochen, dann wird es auf die anderen Meisterbereiche ausgerollt. Wir sind uns durchaus bewusst, dass ein solches System nie fertig oder vollständig sein wird, auch wenn es oft so dargestellt wird.

Tagesgeschäft mit System: GS-Service im Einsatz

Instandhaltung beim ZWAV: Das sind neben mängelbedingter, ungeplanter Instandhaltung oft Intervallaufgaben, die einem Mitarbeitenden oder einer Gruppe fest zugeordnet sind.
Sie erhalten ihre Aufgaben mit Checklisten und Arbeitshinweisen als Aufgabenliste in GS-Web oder aufs Tablet und arbeiten sie selbstständig ab – die technische Dokumentation und Zeitbuchung erfolgt durch die Teams vor Ort direkt in der Anwendung. Teils werden beim ZWAV auch so genannte Aufgaben-Pools gebildet: „Meister legen Aufgaben an, oder es entstehen Aufgaben aus Mängeln heraus. Beides landet im Pool, die Instandhaltung

guckt über die Online-Aufgaben liste oder in GS-Web ´rein und holt sie sich selbst ständig ab.“ Der Klassiker von früher, die mündliche Einweisung am Morgen, ist beim ZWAV nach wie vor Usus – geplant ist zukünftig eine kurze Besprechung mit Beamer und Leinwand: GS-Web wird an die Wand geworfen, die anstehenden Aufgaben visualisiert, disponiert und besprochen. „Junge Meister und Vorarbeiter handeln das gern so.

Ist ja auch der Sinn des Systems: Papier vermeiden.“ Stichwort digital statt analog mit Klemmbrett und Aktenordner: Werden externe Dienstleister beauftragt, erhalten sie ein Tablet vom ZWAV und arbeiten teils Projekte mit über 500 im System hinterlegten Prüfaufgaben in der App GS-Touch (Offline-Betrieb – Synchronisierung im Online Betrieb) ab. Das gilt zum Beispiel für die Betriebsmittelprüfung, die alles umfasst, was beweglich ist: Leitern, Tritte, Fahrzeuge, Feuerlöscher, Hebezeuge, Schutzausrüstung, Schaltanlagen etc. „So ist es für uns am einfachsten“, sagt Ronny Ficker, „Fremddienstleister sind eine geschlossene Benutzergruppe, dafür haben wir ein Firmennetz eingerichtet, das ausgerollt wird wie ein Mobilfunknetz.“ Nach wie vor existieren drei Möglichkeiten, die Daten der Externen einzupflegen: via PDF und der Möglichkeit des automatischen Einlesens ins GS-System mit dem Modul GS-PDFSync- Service; mit automatischem Export/Import, also E-Mail-Verkehr übers GS-System. Oder per Direkteingabe in GS-Touch und automatischer Synchronisierung mit der Datenbank. Der reibungslose Austausch von Daten zwischen Akteuren und Systemen im Haus ist ein Kernanliegen von Ronny Ficker. Tatsächlich werden auch zwischen GS-Service, dem genutzten ERP-System und der Software-/Hardware-Lösung für die Zeiterfassung ständig Daten ausgetauscht: Mit dem Modul GS-DataSync lassen sich Daten-Importe aus der Zeiterfassung 1:1 im GS-Betriebskalender abbilden: „Das läuft super und ist eine große Hilfe: Wir wissen immer, wer da ist und wer nicht. Ähnliches machen wir in die andere Rich tung mit Feiertags- und Erschwerniszuschlägen, die in der Zeiterfassung abgerechnet werden. Diese Information kommt als Report aus dem GS, weil die Zeit ja mit der Aufgabe zu buchen ist.“

Bidirektional tauschen sich auch das ERP und GS-Service zu gebuchten Zeiten und Kosten der Mitarbeitenden aus. Hier sieht Ronny Ficker noch großes Potenzial.

Low Code/No Code: "Das gefällt uns sehr gut"

„In GS-Service ist alles möglich und machbar“, lobt Ronny Ficker das genuin verankerte Low Code/No Code-Konzept der Software von GreenGate, „das gefällt uns sehr gut. Ich bin zwar kein Programmierer, aber ein einfaches Programm oder Makro kann ich mir selbst schnell bauen. Zumal wir tief reingucken können und sehr viel auf Datenbankebene abfragen. Das macht uns die Lösung extrem flexibel.“ Software Entwickler Torsten Schubert, einer der GreenGate Gründer, bestätigt: „Friss oder stirb gibt es bei uns nicht.“ Von der Freiheit, die IT-Lösung individuell auf die ZWAV-Bedürfnisse abstimmen zu können, macht Ronny Ficker reichlich Gebrauch. Aktuell hat er ein Gefahrstoffkataster erstellt, wobei er sich bei Einstufung und Kennzeichnung der Gefahrstoffe als Objektklasse im GS-System an der Struktur des so genannten Global Harmonisierten System (GHS) in der EU orientierte. Vermerkt zum Betriebsstoff sind u. a. Gefahrenkategorie, Gefahrenhinweis, Sicherheitshinweis. Verfügbar sind die Informationen über die Brow ser-Suche, als HTML-Dokument, das ins Intranet eingebunden ist, als Report-Tool oder ´fester´ Ordner. „Wir erhoffen uns davon eine schnellere Erreichbarkeit im Bedarfsfall, eine bessere Überwachung und sehen hierin auch einen sauberen Nachweis fürs QM.“ Valide Informationen generiert der ZWAV aus dem GS-System speziell auch bei Personalangelegenheiten. Ein Bei spiel: Als Trinkwassernetzbetreiber ist der ZWAV verpflichtet, Installateure zuzulassen und die Gültigkeit der Zulassung zu überprüfen. Diese Installateure sind als Personalobjekte im System vermerkt. In GS-Service sind ohnehin alle Dienstleister angelegt, mit besonderem Fokus die Schlamm- und Sandentsorgung. „Stichwort Entsorgungsnachweise – auch das steuern wir hierrüber.“ Ebenso existiert ein interner Personalbaum ein schließlich Qualifikationen im System, eine Qualifikationsmatrix. „Es gibt dann einen Report mit einem HTML-Dokument, das binden wir in eine Website ein, schon kann sich jeder diese Information holen. Auch dazu wird GS genutzt. Im Prinzip arbeitet also das gesamte Unternehmen mit GS. Alle Abteilungen, alle Zuständigkeitsbereiche, nur in unterschiedlicher Intensität.“

Best Practises und Blueprints

Ob Sie in Ihrem Unternehmen ähnliche Aufgaben bewältigen müssen oder vor anderen Herausforderungen stehen: Schauen Sie nach, ob die GreenGate-Software Ihnen dabei helfen kann. Hier finden Sie verwandte Blueprints, die Aufgaben in der Instandhaltung bewältigen und Probleme lösen können.

Darum vertrauen uns so viele Unternehmen.

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