Automatische Aufgabenfälligkeit

Aufgabe mit automatischer Fälligkeit anlegen auf einen Blick

Viele organisatorische Abläufe orientieren sich an festen Terminen innerhalb eines Geschäftsobjekts. Häufig müssen daraus Aufgaben mit einer definierten Vorlaufzeit erzeugt werden. Erfolgt die Terminierung manuell, entstehen zusätzlicher Pflegeaufwand und potenzielle Fehlerquellen.

Die GreenGate Lösung berechnet das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe automatisch anhand einer Datumseigenschaft des verknüpften Objekts und erzeugt so eine Aufgabe mit automatischer Fälligkeit. Die gewünschte Vorlauf- oder Nachlaufzeit wird im Skript definiert und kann flexibel angepasst werden.

Dadurch werden Aufgaben konsistent erstellt und automatisch zum richtigen Zeitpunkt fällig.

Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• Inbetriebnahme technischer Anlagen, neuer Betriebsmittel etc.

Die Vorteile vom Anlegen und Verwenden automatischer Fälligkeiten bei den Aufgaben

• Automatische Berechnung von Aufgabenfälligkeiten auf Basis von Objektdaten, ohne dass manuelle Terminberechnung erforderlich wäre
• Einheitliche und nachvollziehbare Terminierung mit der Reduktion von Eingabefehlern
• Flexible Anpassung der Vor- oder Nachlaufzeit mit Wiederverwendbarkeit für unterschiedlichste Geschäftsprozesse
• Einfache Umsetzung über Standardfunktionen des Aufgabenmanagements, dadurch höhere Prozesssicherheit durch automatisierte Terminsteuerung

GS-Service: Aufgabe anlegen mit Fälligkeit x Wochen vor Datum in Objekteigenschaft

Als Beispielanwendung kann das Onboarding neuer Mitarbeitender herangezogen werden. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiterobjekts in GS-Service wird automatisch eine Onboarding-Aufgabe erstellt. Das „Eintrittsdatum“ wird als Objekteigenschaft beim Mitarbeiterobjekt erfasst und ist Grundlage für die Fälligkeit der Onboarding-Aufgabe.

Das Skript berechnet das Fälligkeitsdatum der Onboarding-Aufgabe automatisch auf 14 Tage vor Eintrittsdatum, sodass sämtliche vorbereitenden Tätigkeiten – beispielsweise Arbeitsplatzbereitstellung, IT-Ausstattung oder Zugangsberechtigungen – rechtzeitig bearbeitet werden können. So können Sie Ihre neuen Mitarbeitenden ganz entspannt begrüßen.

Die gleiche Vorgehensweise kann für beliebige andere Prozesse verwendet werden, bei denen Aufgaben relativ zu einem Ereignisdatum terminiert werden sollen.

Typische Einsatzbereiche von Aufgaben mit automatisierter Fälligkeit

Die Lösung eignet sich branchenübergreifend für sämtliche Organisationen, die Aufgaben zeitbezogen anhand von Objekteigenschaften steuern.

Branchen

• Industrieunternehmen
• Energieversorger
• Stadtwerke
• Facility Management
• Gesundheitswesen
• Öffentliche Verwaltung
• Dienstleistungsunternehmen
• Personalmanagement

Verwendete Software 

• GS-Manager (Desktop-Anwendung) 
• GS-Designer

Referenzkunde

GreenGate AG