Automatische Aufgabenzuweisung

Die GreenGate Lösung automatisiert die Zuweisung über ein standardisiertes Erstellungsskript. Wird eine neue Aufgabe aus einer entsprechenden Aufgabendefinition angelegt, ermittelt gg_AufgabenSkript den Mandanten, dem das zugehörige Objekt zugeordnet ist. Innerhalb dieses Mandanten wird der für die Werksleitung vorgesehene Benutzer ermittelt und automatisch als verantwortliche Person der Aufgabe eingetragen. Die Verantwortlichkeit ist damit bereits beim Öffnen der neu angelegten Aufgabe hinterlegt.

Vorteile der automatischen Aufgabenzuweisung

• Automatische Festlegung der verantwortlichen Person bereits bei der Aufgabenerstellung
• Mandantenabhängige Ermittlung der zuständigen Werksleitung
• Reduzierung des manuellen Pflegeaufwands bei neu angelegten Aufgaben
• Einheitliche und nachvollziehbare Zuordnung der Verantwortlichkeit
• Vermeidung von Aufgaben, die aufgrund einer fehlenden manuellen Zuweisung zunächst ohne Verantwortlichen bleiben
• Schnellere Bearbeitungsaufnahme durch unmittelbar hinterlegte Verantwortlichkeit
• Unterstützung standardisierter Aufgabenprozesse durch automatisierte Abläufe
• Flexible Übertragbarkeit des Prinzips auf andere mandantenabhängige Verantwortlichkeitsstrukturen

Typische Anwendungsfälle

• Automatische Zuweisung neu erstellter Aufgaben an die zuständige Werksleitung
• Mandantenabhängige Ermittlung verantwortlicher Benutzer
• Automatisierte Verantwortlichkeitszuweisung bei standardisierten Aufgabendefinitionen
• Reduzierung manueller Zuweisungen bei der Aufgabenerstellung

Branchen

Die Lösung eignet sich branchenübergreifend für Organisationen, in denen Aufgaben mandantenbezogen erstellt und einer zuständigen Werksleitung oder einer vergleichbaren verantwortlichen Rolle zugewiesen werden.

Typische Einsatzbereiche

• Energieversorger
• Stadtwerke
• Industrieunternehmen
• Technischer Service
• Infrastrukturbetreiber
• Facility Management
• Organisationen mit mehreren Mandanten bzw. Betriebseinheiten

GS-Service: Automatische Zuweisung der Werksleitung an neue Aufgaben

Als Beispielanwendung kann die automatische Verantwortlichkeitszuweisung bei der Erstellung einer neuen Aufgabe herangezogen werden. Die Aufgabe wird auf Basis einer definierten Aufgabendefinition automatisch angelegt.

Für die Aufgabendefinition wird das Erstellungsskript gg_AufgabenSkript hinterlegt. Das Skript läuft anschließend bei jeder Aufgabe, die aus dieser Definition angelegt wird, automatisch im Hintergrund.

Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe ermittelt das Skript zunächst den Mandanten, dem das zugehörige Objekt zugeordnet ist. Anschließend wird innerhalb dieses Mandanten ein Benutzer mit der Bezeichnung „Werksleitung“ gesucht. Wird dieser Benutzer gefunden, wird er automatisch als verantwortliche Person der neu angelegten Aufgabe hinterlegt.

Beim anschließenden Öffnen der Aufgabe ist das Verantwortlichkeitsfeld bereits ausgefüllt. Eine manuelle Zuweisung durch den Anwender ist dadurch nicht erforderlich. Die automatische Ermittlung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Erstellung der Aufgabe. Wird die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, wird die Verantwortlichkeit nicht erneut automatisch ermittelt oder gesetzt. Kann der im Skript definierte Benutzer im jeweiligen Mandanten nicht gefunden werden, bleibt das Verantwortlichkeitsfeld der Aufgabe leer. In diesem Fall muss die verantwortliche Person manuell ein-gepflegt werden.

Für den Einsatz bei anderen Kunden bzw. in anderen Systemumgebungen muss das Skript angepasst werden. Insbesondere die im Skript hinterlegte Bezeichnung des verantwortlichen Benutzers ist an die jeweilige kundenspezifische Benutzer- und Organisationsstruktur anzupassen.

Die Vorgehensweise stellt sicher, dass neu angelegte Aufgaben unmittelbar einer definierten verantwortlichen Person zugeordnet werden. Gleichzeitig wird die mandantenabhängige Verantwortlichkeit automatisiert berücksichtigt und der manuelle Pflegeaufwand bei der Aufgabenerstellung reduziert.

Verwendete Software

• GS-Manager
• GS-Designer
• Aufgabenmanagement
• Aufgabendefinitionen
• Erstellungsskript / Automatisierung

Referenzkunde

KANN GmbH Baustoffwerke