E-Mail Benachrichtigung

Automatische E-Mailbenachrichtigung auf einen Blick

Damit die Mails über den TaskDueDateNotifier verschickt werden können, muss der GreenGate MessageService eingerichtet sein. Der TaskDueDateNotifier ist so konzipiert, dass er für sofortigen operativen Support im Praxisalltag sorgt.

• Zielgerichtete Informationsverteilung: Statische oder dynamische Empfängerzuweisungen sorgen dafür, dass relevante Personen automatisch informiert werden.
• Bessere Transparenz und Planung: Die tabellarische Darstellung mit Aufgaben- und Objektdetails schafft einen schnellen Überblick über offene Aufgaben. 
• Effizientere Prozesssteuerung: Frühzeitige Informationen ermöglichen ein proaktives Handeln und unterstützen nachgelagerte Arbeits- und Entscheidungsprozesse (verringerte Latenzzeiten).

Ihre Vorteile bei der Benutzung der automatischen E-Mailbenachrichtigung in der GreenGate-Software

• Erhöhte Termintreue bei Fristen: Frühzeitige Hinweise auf bevorstehende oder überfällige Aufgaben helfen, Fristen zuverlässiger einzuhalten.
• Automatisierte Kommunikation: E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch versendet und reduzieren manuellen Aufwand.
• Hohe Flexibilität durch individuelle Versanddefinitionen: Unterschiedliche Benachrichtigungen können für spezifische Kategorien, Zeiträume oder Aufgabenarten eingerichtet werden.

E-Mail-Benachrichtigung über bald fällige oder überfällige Aufgaben in GS-Service

Aufgaben werden im GreenGate TaskDueDateNotifier in einer strukturierten Tabelle mit relevanten Informationen wie Titel, Fälligkeitsdatum, Zuständigkeit und Objektdetails übersichtlich zusammengefasst. Sofern GS-Web installiert ist, befindet sich ein Hyperlink zur Aufgabe in der Tabelle.

Durch flexible Filter- und Versanddefinitionen können Benachrichtigungen zielgerichtet auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten werden. So lassen sich x-beliebig viele Versanddefinitionen anlegen – zum Beispiel:

• eine Mail über alle überfälligen Aufgaben der Kategorie „Elektrik“ 
• eine weitere Mail über alle Aufgaben, die in den nächsten zwei Wochen fällig sind

Die Aufgabenliste kann nach Aufgabentyp, -kategorie und -defintion, sowie über den Objektbaum gefiltert werden. Empfänger lassen sich direkt adressieren. Sie werden entweder statisch in der GS.config eingetragen oder dynamisch über verschiedene Parameter in einer Objekteigenschaft (u. a. Referenz auf Personalobjekt oder Kontakt) bzw. als Zuständige der Aufgabe. 

Standardmäßig werden überfällige Aufgaben verschickt, über einen Parameter können unterdessen auch alle in x-Tagen fälligen Aufgaben verschickt werden. Betreff und Infotext in der E-Mail über der Tabelle lassen sich ebenfalls eintragen. Über die Windows-Aufgabenplanung lassen sich die verschiedenen Versanddefinitionen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellen.

Der Einsatz in folgenden Branchen ist sinnvoll

• Stadtwerke und kommunale Betriebe 
• Netzbetreiber
• Wasserwirtschaft
• Industriebetriebe
• Servicetechnik-Dienstleister
• Entsorgungsunternehmen
• Autobahn-/Straßenmeistereien

Verwendete Software 

• GS-Manager (Desktop-Anwendung) 
• GS-Works (mobile App) 
• GS-Web (browserbasierte App)
• MessageService (Dienst)

Referenzkunde

Lechwerke AG