Schlüsselverwaltung

Die Herausforderungen in Betrieben im Umgang mit Schlüsseln

Wer im Unternehmen für die Schlüsselverwaltung zuständig ist, sieht sich vor organisatorische, sicherheitstechnische und haftungsbezogene Herausforderungen gestellt:

• Schlüsselverlust – Sicherheitsrisiko, wenn verlorene Schlüssel nicht gemeldet oder ersetzt werden
• Schlüsselverfügbarkeit – nicht zu gewährleisten/nicht nachvollziehbar bei manueller, fehleranfälliger Verwaltung mit Schlüsselbüchern, Excel-Listen oder einfache Tools sind fehleranfällig, Risiko von erhöhten Wege- und Wartezeiten
• Wechsel der Schließung bei Verlust – besonders teuer bei Haupt- oder Generalschlüsseln
• Schlüsselzuordnung zu Objekt – unklar bei nicht nachvollziehbarer und intuitiv verständlicher Dokumentation, erhöhte Latenzzeiten
• Unbefugte Weitergabe – Risiko durch Mitarbeitende, die Schlüssel verleihen oder kopieren
• Unklare Prozesse – Wer ist zuständig für Ausgabe, Rücknahme, Ersatz?
• Versicherungsrechtliche Folgen – Unklare Schlüsselverwaltung kann den Versicherungsschutz gefährden, auch bei Zusammenarbeit mit Fremddienstleistern
• Haftungsfragen – Wenn Sicherheitsverstöße auf mangelnde Schlüsselkontrolle zurückgehen, auch bei Zusammenarbeit mit Fremddienstleistern

GreenGate hat für eine transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Schlüssel-
verwaltung das Modul Schlüsselverwaltung in GS-Service entwickelt.

• Es gibt pro Standort ein Schlüssellager mit Schlüsselschränken
• Jeder Schlüssel erhält einen Schlüsselanhänger mit individuellem Barcode
• Schlüssel werden als Objekte in GS-Service angelegt
• Schlüssel werden mit den Hausstationen in GS-Service referenziert
• Erforderliche Systemumgebung: GS-Works

Folgende Eigenschaften stehen für die Schlüsselverwaltung zur Verfügung:

• Status – gibt Auskunft über den aktuellen Stand (z. B. verfügbar, entnommen)
• Entnommen von – erfasst die Person, die den Schlüssel genommen hat
• Entnahmedatum – dokumentiert das Datum der Schlüsselübergabe (inklusive Entnahmezeit)
• Extern entnommen – Erfassen des Fremddienstleisters mittels Freitext (z. B. Name, Firma, Handynummer)
• Zugehöriger Schlüssel – Eigenschaft an der Hausstation hinterlegt; wird durch eine Multireferenz gesetzt

Aufgabenbearbeitung in GS-Works

1. Onlinemodus muss aktiviert sein
2. Materialliste über benötigte Messgeräte und Schlüssel
3. In der Materialliste ist direkt erkennbar, wo sich der benötigte Schlüssel befindet
4. Durch Scannen des Barcodes mit dem Smartphone/Tablet wird der Schlüssel entnommen, dabei ein Zeitstempel gesetzt und der angemeldete Benutzer erfasst
5. Am Objekt in der Aufgabe ist die Eigenschaft „zugehörige Schlüssel“ mobil verfügbar
6. In der Aufgabenliste wird bei der Aufgabe direkt sichtbar, welcher Schlüssel für die Aufgabe benötigt wird
7. Bei Rückgabe wird zuerst der Barcode am Schlüssel gescannt, dann der zugehörige Schlüsselschrank; systemseitig wird die Rückgabe dokumentiert und der Schlüssel zur Nutzung wieder freigegeben

Vorteile in der Rufbereitschaft

• Durch Erstellen der Störungsaufgabe werden die Informationen zum Objekt direkt mitgeladen
• In der Materialliste tauchen die benötigten Schlüssel direkt auf
• Es ist direkt erkennbar, wo sich die Schlüssel befinden
• Wenn kein Schlüssel benötigt wird, entfällt die Anfahrt zum Schlüssellager und der Monteur kann direkt zum Kunden fahren