Instandhaltungssoftware für Industrie, Versorger und Windkraft
Automatische Aufgabenfälligkeit
Wie lassen sich wiederkehrende Prozesse ereignisbezogen steuern und Aufgaben rechtzeitig zur Bearbeitung bereitstellen? Indem man in GS-Service die Möglichkeit nutzt, Aufgaben automatisch auf Basis eines Datums in einer Objekteigenschaft zu terminieren.
In vielen Geschäftsprozessen orientieren sich Fälligkeiten an einem festgelegten Termin eines Objekts. Zu diesen Terminen zählen typischerweise das Eintrittsdatum neuer Mitarbeitender, deren Vertragsbeginn sowie die gefixten Inbetriebnahmedaten von Maschinen und Anlagen, auch Betriebsmitteln.
Anstatt Fälligkeiten manuell zu berechnen und einzutragen, erfolgt die Terminierung in GS-Service automatisiert über ein Skript innerhalb der Aufgabendefinition. Im dargestellten Anwendungsfall wird beim Anlegen eines neuen Mitarbeiter-Objekts automatisch eine Onboarding-Aufgabe erzeugt. Das Fälligkeitsdatum wird aus der Objekteigenschaft „Eintrittsdatum“ berechnet und auf 14 Tage vor Arbeitsbeginn gesetzt. Dadurch stehen alle vorbereitenden Tätigkeiten rechtzeitig zur Verfügung.
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Aufgabe mit automatischer Fälligkeit anlegen auf einen Blick
Viele organisatorische Abläufe orientieren sich an festen Terminen innerhalb eines Geschäftsobjekts. Häufig müssen daraus Aufgaben mit einer definierten Vorlaufzeit erzeugt werden. Erfolgt die Terminierung manuell, entstehen zusätzlicher Pflegeaufwand und potenzielle Fehlerquellen.
Die GreenGate Lösung berechnet das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe automatisch anhand einer Datumseigenschaft des verknüpften Objekts und erzeugt so eine Aufgabe mit automatischer Fälligkeit. Die gewünschte Vorlauf- oder Nachlaufzeit wird im Skript definiert und kann flexibel angepasst werden.
Dadurch werden Aufgaben konsistent erstellt und automatisch zum richtigen Zeitpunkt fällig.
Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Inbetriebnahme technischer Anlagen, neuer Betriebsmittel etc.
Die Vorteile vom Anlegen und Verwenden automatischer Fälligkeiten bei den Aufgaben
- Automatische Berechnung von Aufgabenfälligkeiten auf Basis von Objektdaten, ohne dass manuelle Terminberechnung erforderlich wäre
- Einheitliche und nachvollziehbare Terminierung mit der Reduktion von Eingabefehlern
- Flexible Anpassung der Vor- oder Nachlaufzeit mit Wiederverwendbarkeit für unterschiedlichste Geschäftsprozesse
- Einfache Umsetzung über Standardfunktionen des Aufgabenmanagements, dadurch höhere Prozesssicherheit durch automatisierte Terminsteuerung
GS-Service: Aufgabe anlegen mit Fälligkeit x Wochen vor Datum in Objekteigenschaft
Als Beispielanwendung kann das Onboarding neuer Mitarbeitender herangezogen werden. Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiterobjekts in GS-Service wird automatisch eine Onboarding-Aufgabe erstellt. Das „Eintrittsdatum“ wird als Objekteigenschaft beim Mitarbeiterobjekt erfasst und ist Grundlage für die Fälligkeit der Onboarding-Aufgabe.
Das Skript berechnet das Fälligkeitsdatum der Onboarding-Aufgabe automatisch auf 14 Tage vor Eintrittsdatum, sodass sämtliche vorbereitenden Tätigkeiten – beispielsweise Arbeitsplatzbereitstellung, IT-Ausstattung oder Zugangsberechtigungen – rechtzeitig bearbeitet werden können. So können Sie Ihre neuen Mitarbeitenden ganz entspannt begrüßen.
Die gleiche Vorgehensweise kann für beliebige andere Prozesse verwendet werden, bei denen Aufgaben relativ zu einem Ereignisdatum terminiert werden sollen.
Typische Einsatzbereiche von Aufgaben mit automatisierter Fälligkeit
Die Lösung eignet sich branchenübergreifend für sämtliche Organisationen, die Aufgaben zeitbezogen anhand von Objekteigenschaften steuern.
Branchen
- Industrieunternehmen
- Energieversorger
- Stadtwerke
- Facility Management
- Gesundheitswesen
- Öffentliche Verwaltung
- Dienstleistungsunternehmen
- Personalmanagement
Verwendete Software
- GS-Manager (Desktop-Anwendung)
- GS-Designer
Referenzkunde
GreenGate AG
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