Instandhaltungssoftware für Industrie, Versorger und Windkraft
Referenzkunde | Praxisbericht
Transparente Materialwirtschaft – geplante Instandhaltung: J.C. König setzt mit dem Betriebsführungssystem GS-Service auf mehr Effizienz in Lager und Shop Floor
Referenzkunde | J. C. König Stiftung & Co. KG
Fehlervermeidung vor Fehlererkennung
Die richtige Bestandshöhe im Ersatzteillager lässt sich durchaus festlegen. Aber nur dann, wenn eine konsistente Datenhistorie für zukünftige Bedarfsabschätzungen vorliegt. Die Voraussetzungen dafür hat die Joh. Cuno König Stiftung & Co. KG. aus Solingen 2018 geschaffen. Seit das Familienunternehmen das Betriebsführungssystem GS-Service für Organisation und Dokumentation der Produkte und Prozesse im Bereich Materialwirtschaft einsetzt, hat vieles ein Ende: Ladenhüter im Lager, gebundenes Kapital, suboptimale Artikelsuche, erhöhte Wegezeiten und vor allem die Fingerzeige externer Zertifizierer.
Bosch macht es. Leonie macht es. ZF Sachs, Siemens VDO, Haldex und viele andere machen es aus. Sie beziehen Präzisions-Tiefziehteile aus Solingen. In Deutschlands bekanntester Klingenstadt haben eben auch Hülsen eine lange Tradition: J.C. König – im Jahr der Gründung 1882 noch Schneidwarenhersteller – fertigt seit inzwischen acht Jahrzehnten Hohlkörper. In punkto Qualitätsmanagement macht das Team um Geschäftsführerin Iris König keine Kompromisse.
In diesem Anwenderbericht:
Die Eckdaten des Praxisberichts: GS-Service im Einsatz bei J. C. König
Das Solinger Familienunternehmen J.C. König, Hersteller von Präzisions-Tiefziehteilen und Hohlkörpern, setzt zur Optimierung seiner Materialwirtschaft und Instandhaltungsprozesse auf das Betriebsführungssystem GS-Service. Ziel ist eine transparente Ersatzteilverwaltung, geplante Instandhaltung und eine revisionssichere Dokumentation – insbesondere im Hinblick auf Anforderungen aus der Automotive-Norm IATF 16949.
Branche: Industrie / Metallverarbeitung (Präzisions- Tiefziehteile)
Eingesetzte Software:
GS-Service
Unterstützte Prozesse:
- Organisation und Dokumentation der Ersatzteilhaltung
- Planung und Dokumentation von Instandhaltungsprozessen
- Strukturierung und Verwaltung von Lagerbeständen
- Zuordnung von Ersatzteilen zu Maschinen und Anlagen
- Unterstützung geplanter Wartungsprozesse
- Dokumentation von Prüf- und Wartungsmaßnahmen (z. B. UVV, Kalibrierungen)
- Integration und perspektivische Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Herausforderung:
- Unzureichende Transparenz und Dokumentation im Ersatzteilmanagement
- Hybride Datenverwaltung aus Papierdokumenten und Excel-Listen
- Fehlende Systematik in der Lagerorganisation und fehlende Zuordnung von Ersatzteilen
- Überlagerte oder nicht identifizierbare Komponenten im Ersatzteillager
- Anforderungen aus Audit und Zertifizierungen (u. a. IATF 16949) bezüglich Dokumentation von Anlagen, Wartung und Ersatzteilen
- Bedarf an strukturierter Datenbasis zur Planung von Wartungs- und Ersatzteilstrategien
- Sicherstellung der Anlagenverfügbarkeit in komplexen Produktionsprozessen
Vorgehensweise:
Neuaufbau des Ersatzteilmanagements mit GS-Service: physische und digitale Bestandsaufnahme, Strukturierung des Lagers, Einführung eines Artikelnummernsystems sowie Definition von Mindest- und Meldebeständen; Integration der Ersatzteilverwaltung mit dem Maschinenpark und schrittweise Implementierung geplanter Wartungsprozesse; Einführung innerhalb weniger Monate.
Ergebnis:
- Transparente und strukturierte Organisation der Ersatzteilverwaltung
- Systematische Zuordnung von Ersatzteilen zu Maschinen und Anlagen
- Einführung einer datenbasierten Grundlage für geplante Instandhaltungsprozesse
- Verbesserte Dokumentation von Anlagen-, Prüf- und Wartungsmaßnahmen
- Unterstützung von Audit- und Zertifizierungsanforderungen (u. a. IATF 16949)
- Höhere Transparenz über Lagerbestände sowie definierte Mindest- und Meldebestände
- Effiziente Materialwirtschaft und bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen
- Erhöhte Verfügbarkeit und Betriebssicherheit der Produktionsanlagen
„Unsere Unternehmenspolitik hat die Null-Fehler-Strategie als Grundlage. Jeder Mitarbeiter handelt nach der Devise ´Fehlervermeidung vor Fehlererkennung´."
Iris König
Geschäftsführerin
Audit als Antreiber
Was sich wie ein Werbeslogan für Predictive Maintenance anhört, war unterdessen nur ein Grund, warum das Unternehmen seit November 2018 das Ersatzteilhandling und perspektivisch die Instandhaltungsprozesse mit dem Betriebsführungssystem GS-Service der GreenGate AG zukunftsfähig aufgestellt hat. Direkter Anlass war ein Audit. Die im Automotive-Segment maßgebliche Zertifizierung IATF 16949 wollte es genau wissen: Wie laufen die Prozesse im Ersatzteilmanagement ab? Sind Reparaturarbeiten an den Maschinen, die Mängelverfolgung bei den Unfallverhütungsvorschriften und Wartungsprozesse dokumentiert? Das bisherige hybride Handling aus Papier und Excel – der Klassiker – war nicht ausreichend. „Deswegen entschieden wir uns nach dem Erstkontakt im Februar 2018 ziemlich schnell für GSService“, so Melissa Jansen, Assistenz Leitung Produktion Umwelt-/Arbeitssicherheitsmanagement.
Anbindung ans DMS
Grundsätzlich integriert GS-Service von GreenGate als dem ERP nachgeordnetes System Planungs-, Dokumentations- und Überwachungsfunktionen sowie betriebswirtschaftliche Anwendungen zu einem Informations- und Managementsystem. Die objektorientierte Software – als skalierbare Client-/ Server-Lösung konzipiert – baut auf einer Standardtechnologie auf und arbeitet unter aktuellen Microsoft-Betriebssystemen.
Von Vorteil:Durch die offene Systemarchitektur lässt sich GS-Service an andere Systeme ankoppeln. Beispiel: Die Verbindung zum DMS (Dokumenten- Management-System) bei J.C. König ist nur noch eine Frage der Zeit. Seit November 2018 ist GS-Service allerdings primär für Organisation und Dokumentation der Ersatzteilhaltung und die Instandhaltungsprozesse im Einsatz.
„Wir haben das Ersatzteilmanagement komplett neu aufgebaut“
– Melissa Jansen
Neue Systematik im Lager
„Wir haben das Ersatzteilmanagement komplett neu aufgebaut“, berichtet Melissa Jansen, „zunächst aufgeräumt und einiges entsorgt. Das fing bei Teilen an, die Ewigkeiten im Lager lagen und doch nicht mehr gebraucht wurden, und ging bis hin zu Komponenten, die niemand zuordnen konnte, weil sie externe Dienstleister einfach dagelassen hatten.“ Als suboptimal erwies sich außerdem die Tatsache, „dass ein Externer nichts gefunden hätte, weil keine Systematik existierte oder die Lagerorte nicht verzeichnet waren.“ Integriert verlief der physische wie digitale Neuaufbau der Lagestruktur mit ihren immerhin 700 Artikeln zuzüglich Kleinteile: mit neuer Artikelnummervergabe, einer Trennung von elektrischen und mechanischen Ersatzteilen und den in GS-Service hinterlegten Mindest- und Meldebeständen. „Jetzt ist der Prozess einfach definiert“, erläutert Melissa Jansen, „neue Artikel werden auf Basis des Lieferscheins in GS-Service eingegeben, und unsere Instandhalter füllen den Entnahmeschein aus, ein kleiner Zettel, auf dem vermerkt wird, welcher Artikel in welcher Menge für welche Maschine entnommen wurde. Das wird dann ein Mal wöchentlich in GS-Service verbucht und bedeutet wenig Aufwand, zumal die Kollegen den ganzen Tag an den Anlagen sind, und da auch gebraucht werden.“
Geplante Instandhaltung
Stichwort Maschinenpark: Wenn bis zu 20 Umformprozesse samt Nachbehandlung und QS-Durchläufe notwendig sind, um den perfekten Hohlkörper zu produzieren, ist geplante Instandhaltung in punkto Anlagenverfügbarkeit unverzichtbar. „Die Grundzüge des Maschinenparks sind in GS-Service bereits abgebildet“, so Paul Schulz, Projektleiter bei GreenGate. „Die geplanten Wartungen stehen jetzt auf der Agenda, das den Maschinen zugeordnete Ersatzteilmanagement vereinfacht die Prozesse wesentlich“, bestätigt Melissa Jansen. „Mit GS-Service werden wir samt Nachweisen, also digitalisierten Auftragsbögen, die Instandhaltung der wartungsbedürftigen Infrastruktur organisieren: Das betrifft nicht nur unsere Schlüsselanlagen wie die 16 Transferpressen oder 12 Stanzautomaten, sondern auch etwa die Anlagen für die Oberflächenbehandlung und Entfettung, Regale, Krane, unsere 4 Paternoster, die Gabelstapler sowie die QS-Messsysteme wie die Waagen, die turnusmäßig kalibriert werden müssen. Schritt für Schritt kommen wir hier voran. Das Testsystem jedenfalls hat schon gut funktioniert.“
"Direkt vertraut gefühlt"
Interview mit Melissa Jansen (29), J. C. Stiftung & Co. KG
Melissa Jansen ist Audit-Beauftragte des Solinger Familienunternehmens J.C. König. Sie befasst sich verantwortlich mit der Auditierung nach u. a. ISO 14001, ISO 45001 sowie der IATF 16949.
Im Interview äußert sich die 29-Jährige zum Instandhaltungssystem GS-Service.
Ihr erster Eindruck vom System?
Melissa Jansen: Von der Maske her habe ich mich direkt vertraut gefühlt und gefragt: Habe ich jetzt Windows oder Outlook aufgemacht? Das Handling ist einfach, man hat das Gefühl: Mit Learning by doing kommt man weiter und nicht erst nach einer Woche Intensivschule.
Was war das erklärte Ziel bei der Einführung von GS-Service?
Melissa Jansen: Die IATF 16949 – der Großteil unserer Kunden kommt aus dem Automobil-Bereich – macht klare Vorschriften, beispielsweise zu Dokumentation der Schlüsselfertigungsanlagen, wichtigen Ersatzteilen, der Verfügbarkeit von Kennzahlen, Ausweichmaschinen, zu Wartung und vorbeugender Instandhaltung. Da mussten wir optimieren – was wir mit GS-Service getan haben.
Sie haben sich nach eigenen Angaben zeitnah für GS-Service entschieden. Warum?
Melissa Jansen: Nach dem Messekontakt ging alles superschnell mit Terminen, der Vorstellung des Systems, mit Angeboten etc. Das hat inhaltlich und vom Austausch her einfach gepasst, zumal wir nicht ewig Zeit hatten.
Wie lange dauert die Implementierung?
Melissa Jansen: Wenn es drei Monate waren, dann war es viel. Wir haben das Ersatzteilmanagement in dieser Zeit komplett neu aufgebaut, und ich muss sagen: Der Support seitens GreenGate war erstklassig.
Was steht noch an?
Melissa Jansen: Wir befassen uns aktuell mit der Aufnahme geplanter Wartungen in GS-Service, abgebildet werden sollen auch die UVV-Prüfungen. Ebenso steht die Anbindung ans DMS auf dem Programm.
Schneller einsatzbereit mit unseren Blueprints
Ob Sie in Ihrem Unternehmen ähnliche Aufgaben bewältigen müssen oder vor anderen Herausforderungen stehen: Schauen Sie nach, ob die GreenGate-Software Ihnen dabei helfen kann. Hier finden Sie verwandte Blueprints, die Aufgaben in der Instandhaltung bewältigen und Probleme lösen können.
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